Thủ tục đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn, mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế mới nhất 2015

Sau đây giải pháp phần mềm doanh nghiệp sẽ hướng dần các bạn thủ tục đặt  in hóa đơn, tự in hóa đơn, mua hóa đơn. Mong các bạn tham khảo và bổ sung ý kiến

Cơ sở pháp lý:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 về hóa đơn

• Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 hướng dẫn sửa đổi bổ sung thông tư 39 và một số thông tư khác

• Thông tư 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 hướng dẫn sửa đổi bổ sung thông tư 39 và một số thông tư khác

1. Đối tượng mua hóa đơn, đặt in và tự in hóa đơn

Doanh nghiệp muốn có hoá đơn để phát hành khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Tuy nhiên, làm sao để có được hóa đơn thì có các hình thức sau:

• Doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn của Cơ quan thuế
• Doanh nghiệp thuộc đối tượng đặt in hóa đơn

• Và doanh nghiệp thuộc đối tượng tự in hóa đơn

1.1. Doanh nghiệp thuộc đối tượng mua hóa đơn của Cơ quan thuế: là doanh nghiệp thuộc phạm vi của Điều 11 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014

a) Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh (bao gồm cả hợp tác xã, nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án).

b) Hộ, cá nhân kinh doanh;

c) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp theo tỷ lệ % nhân với doanh thu.

d) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in thuộc loại rủi ro cao về thuế;

đ) Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm về hóa đơn bị xử lý vi phạm hành chính về hành vi trốn thuế, gian lận thuế.
Doanh nghiệp hướng dẫn tại điểm d, đ khoản này mua hoá đơn của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng. Hết thời gian 12 tháng, căn cứ tình hình sử dụng hoá đơn, việc kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp và đề nghị của doanh nghiệp, trong thời hạn 5 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản thông báo doanh nghiệp chuyển sang tự tạo hoá đơn để sử dụng hoặc tiếp tục mua hóa đơn của cơ quan thuế nếu không đáp ứng điều kiện tự in hoặc đặt in hóa đơn (mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Vậy: Doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế tại điểm d khoản 1 Điều này là các doanh nghiệp có vốn chủ sở hữu dưới 15 tỷ đồng và có một trong các dấu hiệu sau:

– Không có quyền sở hữu, quyền sử dụng hợp pháp các cơ sở vật chất sau: nhà máy; xưởng sản xuất; kho hàng; phương tiện vận tải; cửa hàng và các cơ sở vật chất khác.

– Doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực khai thác đất, đá, cát, sỏi.

– Doanh nghiệp có giao dịch qua ngân hàng đáng ngờ theo quy định của pháp luật về phòng, chống rửa tiền.

– Doanh nghiệp có doanh thu từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp khác mà chủ các doanh nghiệp này có mối quan hệ cha mẹ, vợ chồng, anh chị em ruột hoặc quan hệ liên kết sở hữu chéo chiếm tỷ trọng trên 50% trên tổng doanh thu kinh doanh trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN của năm quyết toán.

– Doanh nghiệp không thực hiện kê khai thuế theo quy định: Không nộp hồ sơ khai thuế hoặc nộp hồ sơ khai thuế sau 90 ngày kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế hoặc kể từ ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh theo giấy phép đăng ký kinh doanh; nghỉ kinh doanh quá thời hạn đã thông báo tạm nghỉ kinh doanh với cơ quan thuế và cơ quan thuế kiểm tra xác nhận doanh nghiệp có sản xuất kinh doanh nhưng không kê khai thuế; không còn hoạt động kinh doanh tại địa chỉ đã đăng ký kinh doanh và không khai báo với cơ quan thuế hoặc cơ quan thuế kiểm tra không xác định được nơi đăng ký thường trú, tạm trú của người đại diện theo pháp luật, chủ doanh nghiệp.

– Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bị khởi tố về tội trốn thuế, tội in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước.

– Doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh từ 2 lần trở lên trong vòng 12 tháng mà không khai báo theo quy định hoặc không kê khai, nộp thuế ở nơi đăng ký mới theo quy định.

– Doanh nghiệp có dấu hiệu bất thường khác theo tiêu chí đánh giá rủi ro về thuế của cơ quan thuế.

(Để biết rõ chi tiết về doanh nghiệp mua hóa đơn của Cơ quan thuế thì các bạn có thể đọc tại Điều 11 của TT39/TT-BTC ngày 31/3/2014)

1.2. Doanh nghiệp thuộc đối tượng đặt in hóa đơn

a) Tổ chức kinh doanh mới thành lập thuộc đối tượng được tự in hóa đơn nếu không sử dụng hóa đơn tự in thì được tạo hoá đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ.

b) Tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp không thuộc đối tượng mua hóa đơn của cơ quan thuế hướng dẫn tại Điều 11 và Điều 12 Thông tư này (TT39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014) được tạo hoá đơn đặt in để sử dụng cho các hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ

(Để xem thông tin chi tiết về DN đặt in hóa đơn, các bạn xem tại Khoản 1 Điều 8 của TT39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014)

1.3. Doanh nghiệp thuộc đối tượng được tạo hóa đơn tự in

a) Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:

– Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.

– Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
– Doanh nghiệp, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.

Ví dụ: Tập đoàn viễn thông VT, trụ sở chính tại Hà Nội, có mức vốn điều lệ trên 15 tỷ đồng đã thực góp tính đến thời điểm phát hành hóa đơn. Tập đoàn đã tạo hóa đơn tự in thì các Chi nhánh, đơn vị trực thuộc Tập đoàn ở khác tỉnh, thành phố với Tập đoàn thực hiện khai, nộp thuế GTGT tại các tỉnh, thành phố cũng được tự tạo hóa đơn tự in.

b) Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày Thông tư này có hiệu lực thi hành có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng là doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên ghi trên hóa đơn mua tài sản cố định, máy móc, thiết bị tại thời điểm thông báo phát hành hóa đơn được tự in hoá đơn để sử dụng cho việc bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:

– Đã được cấp mã số thuế;

– Có doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ;

– Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hoá đơn khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;

– Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in hoá đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng dữ liệu từ phần mềm tự in hoá đơn phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và kê khai trên Tờ khai thuế GTGT gửi cơ quan thuế.

– Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục từ ngày thông báo phát hành hoá đơn tự in lần đầu trở về trước.
(Để xem chi tiết về doanh nghiệp thuộc đối tượng tự in hóa đơn thì các bạn có thể xem tại Điều 6 của TT39/2014/TT-BTc ngày 31/3/2014)

2. Thủ tục về: Mua hóa đơn của Cơ quan thuế; Thủ tục đặt in hóa đơn và Thủ tục tự in hóa đơn

2.1. Thủ tục mua hóa đơn đặt in của cơ quan thuế

2.1.1. Thủ tục mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in lần đầu

– Hồ sơ mua hóa đơn của cơ quan thuế bao gồm:

+ Đơn đề nghị mua hóa đơn (mẫu Đơn đề nghị mua hóa đơn tại Điểm 3.3, Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) (02 bản)

+ Văn bản cam kết (Mẫu số CK01/AC Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền (đối với tổ chức, hộ, cá nhân mua hóa đơn lần đầu) (02 bản)

+ Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập của đơn vị (01 bản sao)
+ Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu cho người trực tiếp đến cơ quan thuế mua hóa đơn (01 bản)

+ Giấy CMND của người đi mua xuất trình khi cần thiết

+ Con dấu vuông : tên, MST, địa chỉ công ty để đóng dấu hóa đơn

Nơi nhận:

Hồ sơ được doanh nghiệp gửi trực tiếp tới cơ quan thuế quản lý

Trình tự giải quyết:

Sau khi nhận  hồ sơ mua hóa đơn và tiền phí mua hóa đơn cơ quan thuế sẽ bán hóa đơn cho tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân

Lưu ý

+ Số lượng hoá đơn bán cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh lần đầu không quá một quyển năm mươi (50) số cho mỗi loại hoá đơn. Trường hợp chưa hết tháng đã sử dụng hết hoá đơn mua lần đầu, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hoá đơn bán lần tiếp theo.

+ Đối với các lần mua hoá đơn sau, sau khi kiểm tra tình hình sử dụng hoá đơn, tình hình kê khai nộp thuế và đề nghị mua hoá đơn trong đơn đề nghị mua hoá đơn, cơ quan thuế giải quyết bán hoá đơn cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh trong ngày. Số lượng hoá đơn bán cho tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh không quá số lượng hoá đơn đã sử dụng của tháng mua trước đó.

+ Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh không có nhu cầu sử dụng hóa đơn quyển nhưng có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ thì cơ quan thuế bán cho hộ, cá nhân kinh doanh hóa đơn lẻ (01 số) theo từng lần phát sinh và không thu tiền.

+ Tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh sẽ được cấp 1 quyển sổ mua hóa đơn để theo dõi số lượng hóa đơn đã mua.

+ Hóa đơn mua của cơ quan thuế đặt in thì tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân không cần phải làm thông báo phát hành hóa đơn, hóa đơn sau khi mua ở cơ quan thuế đã có thể sử dụng được.

2.1.2. Thủ tục mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in những lần tiếp theo

Hồ sơ mua hóa đơn của cơ quan thuế bao gồm:

+ Sổ mua hóa đơn

+ Đơn đề nghị mua hóa đơn theo mẫu 3.3 ( Phụ lục 3 – Thông tư 39/2014 – 02 bản)

+ Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu cho người trực tiếp đến cơ quan thuế mua hóa đơn

+ Giấy CMND của người đi mua hóa đơn xuất trình khi cần thiết
+ Photo báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai, bảng kê hóa đơn bán ra, bảng kê hóa đơn mua vào của kỳ kê khai gần nhất.Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào các báo cáo thuế này để quyết định số lượng hóa đơn mà tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân được mua trong những lần tiếp theo.

+ Dấu vuông để đóng trên hóa đơn

Nơi nhận:

Gửi hồ sơ trực tiếp đến cơ quan thuế quản lý

Trình tự giải quyết:

Sau khi nhận  hồ sơ mua hóa đơn và tiền phí mua hóa đơn cơ quan thuế sẽ bán hóa đơn cho tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân

2.2. THỦ TỤC ĐẶT IN HÓA ĐƠN

Hồ sơ đặt in hóa đơn bao gồm:

+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công chứng (01 bản)
+ Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.14 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC (02 bản)

+ Bản sao mẫu 06 đăng ký phương pháp tính thuế có xác nhận của chi cục thuế quản lý (01 bản)

+ Bản sao Hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng mượn nhà (01 bản)

Mẫu 06 Đăng ký phương pháp tính thuế có xác nhận của cơ quan thuế.

Nơi nhận:

Đơn vị gửi trực tiếp hồ sơ đến Chi Cục thuế quản lý

Trình tự giải quyết:

– Sau 5 ngày sau khi nhận được hồ sơ đề nghị đặt in hóa đơn, chi cục thuế sẽ cử cán bộ xuống đơn vị xác minh địa điểm kinh doanh xem có đủ điều kiện đặt in hóa đơn hay không.

– Sau khi cán bộ thuế xuống xác minh địa điểm kinh doanh à nếu đơn vị đủ điều kiện đặt in hóa đơn thì sau 1 đến 2 ngày cơ quan thuế sẽ có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.15 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC. Đơn vị liên hệ trực tiếp với chi cục thuế quản lý để nhận thông báo này.

Mẫu thông báo cơ quan thuế về việc đặt in hóa đơn

Tiến hành đặt in hóa đơn

– Hồ sơ khi đến doanh nghiệp in:

+ Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công chứng (01 bản )
+ Bản sao chứng minh nhân dân photo người đại diện pháp luật của đơn vị (01 bản)
+ Giấy giới thiệu người được cử đến doanh nghiệp in

+ Chứng minh nhân dân của nhân viên được cử đến doanh nghiệp in

– Đơn vị tiến hành chọn mẫu thiết kế, số lượng hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, màu mực, loại giấy, số liên….. Sau đó hai bên ký  hợp đồng in hóa đơn (02 bản)

+  Theo thời hạn giao hàng trên hợp đồng, doanh nghiệp in in xong và giao hóa đơn. Sau đó hai bên tiến hành lập Biên bản thanh lý hợp đồng, doanh nghiệp in xuất hóa đơn tài chính, đơn vị tiến hành thanh toán theo thỏa thuận đã ký trên hợp đồng.

– Làm thông báo phát hành hóa đơn:

Để sử dụng được hóa đơn xuất cho khách hàng, đơn vị tiếp tục làm hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn:

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:

+ Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu 3.5 phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC(02 bản gốc có ký tên và đóng dấu)

+ Mẫu hóa đơn có đóng mộc chữ Mẫu (02 bản  – 03 liên/bản)

+ Bản photo hợp đồng đặt in hóa đơn (01 bản)

+ Bản photo biên bản thanh lý hợp đồng  (01 bản)

Nơi nhận:

Đơn vị gửi trực tiếp hồ sơ giấy đến chi cục thuế quản lý

Lưu ý:

+Đối với hóa đơn đặt in lần đầu thì đơn vị phải in thông báo phát hành hóa đơn ra giấy  gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, những lần sau nếu không có thay đổi mẫu hóa đơn thì đơn vị nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng và không cần đem Mẫu hóa đơn đến cơ quan thuế.

+Hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cán bộ thuế sẽ đóng dấu xác nhận trên 2 bản thông báo phát hành hóa đơn và trả lại cho đơn vị 1 bản.

+Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.
+Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.

+Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu. Vì vậy, tổ chức kinh doanh gửi Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.

2.3. Thủ tục tự in hóa đơn

– Hồ sơ đăng ký hóa đơn sử dụng hóa đơn tự in

+ Đơn đăng ký sử dụng hoá đơn tự in (mẫu số 3.14 phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC (02 bản)

+ Mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế, mẫu hoá đơn phải có các chỉ tiêu như: Tên tổ chức, cá nhân; địa chỉ, mã số thuế, ký hiệu, số hoá đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng; thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số:… ngày… tháng… năm… của cơ quan thuế và tên nhà in hoá đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hoá đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hoá đơn song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.

+ Sơ đồ địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân về: Địa chỉ, số nhà, đường phố (đối với thành phố, thị xã), địa điểm thôn, xã … (đối với  nông thôn) để theo dõi giao dịch, quản lý. Khi thay đổi địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch, trong vòng 10 ngày, tổ chức, cá nhân phải lập lại sơ đồ mới. Nếu tổ chức, cá nhân thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch thì phải xuất trình hợp đồng thuê nhà, có xác nhận của UBND phường, xã, thị trấn (để đối chiếu) và bản Photocopy để cơ quan thuế lưu.

+ Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh.

+ Chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của người đứng đầu tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh.

+ Mẫu 06 giấy chứng nhận đăng ký thuế bản chính kèm theo bản Photocopy.

Cơ quan thuế sau khi nhận hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in của tổ chức, cá nhân  trong vòng 05 ngày (ngày làm việc) phải có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định về sự tồn tại thực tế của tổ chức, cá nhân đăng ký tự in hoá đơn để làm thủ tục chấp thuận việc đăng ký mẫu hoá đơn tự in.

Khi thay đổi mẫu hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải đăng ký lại

– Trình tự giải quyết:

Trong vòng 5 ngày sau khi nộp hồ sơ đề nghị sử dụng hóa đơn tự in, cơ quan thuế sẽ cho người xuống kiểm tra địa điểm, cơ sở vật chất của tổ chức có đủ điều kiện tự in hóa đơn hay không. Sau khi kiểm tra xác nhận cơ quan thuế sẽ có văn bản thông báo về việc sử dụng hóa đơn tự in mẫu số 3.15 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC đủ điều kiện hay không đủ điều kiện tự in hóa-  đơn. Đơn vị tự in hóa đơn liên hệ trực tiếp với chi cục thuế để lấy mẫu 3.15

– In hóa đơn:

Sau khi có văn bản đồng ý cho phép doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn tự in của cơ quan thuế đơn vị tiến hành in hóa đơn

– Làm thông báo phát hành hóa đơn:để sử dụng hóa đơn tự in đơn vị làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn giống như trường hợp hóa đơn đặt in.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn tự in lần đầu:

+ Thông báo phát hành hóa đơn mẫu 3.5 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC (02 bản)

+ Hóa đơn mẫu (01 bản/ 3 liên)

Lưu ý:

+ Đối với Thông báo phát hành hóa đơn lần đầu thì đơn vị in ra giấy gửi trực tiếp đến cơ quan thuế kèm mẫu hóa đơn. Những lần Thông báo phát hành hóa đơn sau nếu như không có thay đổi nội dung trên hóa đơn thì đơn vị không cần nộp hóa đơn mẫu nữa, chỉ cần nộp Thông báo phát hành hóa đơn gửi qua mạng.

 Nguồn Tham Khảo