20 thủ thuật Excel dưới đây vô cùng hữu ích và cần thiết cho bất cứ kế
toán viên nào. Sử dụng thành thạo thủ thuật Excel sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất
nhiều thời gian và công sức.
Sau khi
Microsoft phát triển Excel lên phiên bản mới,
hãng cũng mang đến nhiều tính năng đáng ngạc nhiên hơn trước đó. Đối với kế
toán viên, để giải quyết cả "đống" con số, dữ liệu khổng lồ thì họ
không thể bỏ qua vai trò quan trọng của Excel. Tuy nhiên, những người dùng mới
hoặc ngay cả những người dùng cao cấp thì không phải ai cũng có thể nắm được hết
các thủ thuật Excel hữu ích. 20 thủ thuật Excel dưới đây sẽ giúp những người
thường xuyên phải thao tác với phần mềm bảng tính này tiết kiệm được thời gian
quý giá của mình.
1. Chọn tất cả dữ liệu
Bạn có thể biết
cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết
rằng, chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây
thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn.
Thủ thuật
Excel để chọn tất cả dữ liệu
2. Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Thay vì chỉ mở
từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn có thể mở nhiều bảng
tính Excel cùng một lúc. Để làm được như vậy, bạn chọn các tệp tin muốn mở và
nhấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời.
Thủ thuật
Excel để mở nhiều bảng tính
3. Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác
nhau
Khi bạn đã mở
được nhiều bảng tín cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng tính có thể
khiến bạn cảm thấy phiền phức. Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa
các bảng tính một cách dễ dàng. Chức năng này cũng được sử dụng để chuyển giữa
các tab Windows khác nhau trong Firefox trên hệ điều hành Windows 7.
4. Tạo một Shortcut Menu mới
Về cơ bản có
3 Shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing. Tuy nhiên, nếu bạn muốn
sử dụng nhiều phím tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, bạn có thể thiết lập
như sau:
File->Options->Quick
Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại.
Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng.
5. Cách thêm một đường chéo trong ô
Khi tạo một
danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các
thuộc tính khác nhau cho hàng và cột. Bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường
chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau đó
nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây.
Thủ thuật
Excel để thêm đường chéo trong ô
6. Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới
Bạn có thể biết
cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới nhưng sẽ thật lãng phí thời gian nếu bạn
thêm nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này. Để thêm x dòng hoặc x cột,
bạn kéo và chọn x dòng (hoặc x cột) sau đó nhấn chuột phải và chọn Insert từ
menu thả xuống.
7. Di chuyển
và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng
Để di chuyển
dữ liệu từ một cột trong bảng tính thì cách nhanh nhất đó là chọn cột dữ liệu
đó, sau đó đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển
sang biểu tượng mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo dữ liệu sang cột khác.
Còn nếu bạn
muốn sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột
mới sẽ sao chép toàn bộ dữ liệu được chọn.
Thủ thuật
Excel để di chuyển và sao chép dữ liệu
8. Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng
Vì nhiều lý
do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống. Nếu bạn cần xóa những ô này để duy
trì độ chính xác của các dữ liệu khác - đặc biệt là khi tính toán giá trị trung
bình thì cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp
chuột. Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vào Data->Filter. Khi
đó, một trình đơn sổ ra, bạn bỏ chọn Select All và chọn Blank. Tất cả các ô trống
sẽ được hiển thị ngay lập tức. Bạn quay trở lại và nhấn Delete để xóa các ô trống
này.
9. Tìm kiếm với Will Card
Có thể bạn đã
biết cách nhấn phím tắt Ctrl + F để tìm kiếm nhưng nếu bạn không chắc chắn về kết
quả tìm kiếm thì có thể sử dụng tìm kiếm mơ hồ.
Bạn có thể sử
dụng dấu ? để thay thế cho một chữ mà bạn không nhớ chính xác trong một chuỗi dữ
liệu mà bạn muốn tìm.
Chẳng hạn, bạn
cần tìm ô có nội dung Van.vn nhưng lại không nhớ rõ liệu đó là Van.vn hay
Val.vn thì bạn có thể thêm dấu ? vào vị trí không nhớ: Va?.vn.
Bên cạnh đó,
bạn cũng có thể sử dụng dấu * để thay cho một cụm từ mà bạn không nhớ, chẳng hạn
bạn không rõ là Van.vn hay Van.com thì có thể tìm kiếm dạng Van.*.
10. Chọn ra giá trị duy nhất trong một cột
Để lọc được
giá trị dữ liệu duy nhất trong một cột, bạn vào Data->Advanced. Khi đó, một
cửa sổ hiện ra, và như ảnh dưới đây, bạn đánh dấu vào ô copy to another
location và chọn cột muốn chứa dữ liệu được chọn, sau đó chọn ô Unique records
only và nhấn OK.
11. Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô
Để duy trì
tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu
đầu vào. Ví dụ, khi thực hiện một cuộc khảo sát, bạn chỉ lấy dữ liệu của những
người có độ tuổi từ 18 đến 60 tuổi. Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài độ tuổi này
không được nhập vào, bạn vào Data->Data Validation->Setting để nhập các
điều kiện dữ liệu, sau đó chuyển sang Input Message để nhập thông báo nếu nhập
dữ liệu ngoài khoảng trên, chẳng hạn bạn có thể nhập như sau: "Vui lòng nhập
vào tuổi từ 18 đến 60".
Thủ thuật
Excel để thiết lập giá trị hợp lệ cho ô
12. Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên
Khi nhấn Ctrl
và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến các cạnh
của Sheet theo các hướng mũi tên. Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng
dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống.
13. Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột
Để làm được
như vậy, hãy chọn khối dữ liệu mà bạn muốn chuyển, sau đó vào Home->
Paste-> Transpose.
Kết quả thu
được như sau:
Thủ thuật
Excel để chuyển dữ liệu từ dòng sang cột
14. Ẩn hoàn toàn dữ liệu
Hầu hết người
dùng đều biết một hàng, một cột ẩn dữ liệu bằng cách sử dụng tính năng Hide,
nhưng làm cách nào để ẩn một ô dữ liệu? Cách tốt nhất và dễ dàng nhất để ẩn dữ
liệu đó là sử dụng tính năng Format Cells.
Hãy chọn vùng
dữ liệu cần ẩn và vào Home->Font->Open Format Cells->Number
Tab->Custom->Type, sau đó gõ ;;; và nhấn OK.
15. Ghép nối văn bản với &
Để ghép các
ký tự từ các ô khác nhau thành một chuỗi ký tự, bạn có thể sử dụng dấu &.
Trong ví dụ dưới đây, bạn có thể sử dụng công thức =A2&B2&C2&D2 và
có được kết quả LizaUSA25@ trong ô F2.
Thủ thuật
Excel hay để ghép nối các chuỗi văn bản từ nhiều cột
16. Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường
Bạn có thể sử
dụng các hàm dưới đây để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường:
Upper: Viết
hoa tất cả
Lower: Viết
thường tất cả
Proper: Chỉ
viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi
Thủ thuật
Excel để chuyển chữ hoa, chữ thường
17. Nhập vào giá trị bắt đầu với 0
Khi nhập vào
một giá trị bắt đầu với số 0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0. Thay vì phải định
dạng trong Format Cells, vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một
dấu nháy đơn trước chuỗi kí tự cần nhập.
18. Tăng tốc độ nhập liệu với Auto Correct
Việc phải nhập
đi nhập lại các giá trị giống nhau thì thật nhàm chán phải không? Cách tốt nhất
là bạn hãy sử dụng tính năng AutoCorrect để thay thế chuỗi văn bản nhập vào bằng
một chuỗi chính xác.
Chẳng hạn, bạn
có thể gõ LZ thì Excel sẽ tự động thay bằng Liza Brown. Để thiết lập được như vậy,
bạn hãy vào File->Options->Proofing->AutoCorrect Options và nhập giá
trị thay thế cùng giá trị đúng trong hình chữ nhật như dưới đây, sau đó nhấn
OK.
Thủ thuật
Excel hay giúp tăng tốc độ nhập liệu
19. Xem thống
kê về số liệu
Hầu hết mọi
người đều biết cách xem thống kê về số liệu ở dưới cùng của bảng tính Excel,
như trung bình, tổng giá trị của dữ liệu. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xem nhiều hơn
thì có thể di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới cùng bên phải và nhấn chuột
phải và chọn một thống kê như Minimum hay Maximum.
20. Đổi tên một sheet bằng cách nhấn đúp
Có rất nhiều
cách để đổi tên một sheet, hầu hết người dùng sẽ nhấn chuột phải và chọn
Rename, tuy nhiên có một cách tiết kiệm thời gian hơn nhiều đó là nhấn đúp vào
tên sheet để đổi tên.
Thủ thuật
Excel giúp đổi tên sheet nhanh chóng
Trên đây là
20 Thủ thuật Excel hay và cực hữu ích mà bạn nên nắm rõ và học cách sử dụng
thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy nhanh tiến độ công việc.
Không có nhận xét nào...Leave one now